GFI FAXmaker

Faxolni kell, faxolni muszáj, de lassú és körülményes, ráadásul a papírok archiválása, visszakeresése nem egy leányálom. Miért is ne küldhetnénk és fogadhatnánk faxokat kedvenc levelezőprogramunkkal? Egy professzionális faxszerver segítségével számottevően növelhetjük cégünk hatékonyságát és költséget spórolhatunk. A faxokat levelezőprogramunk segítségével küldhetjük, a papírdugdosással és gombnyomogatással teli percek néhány kattintásnyi másodpercekre rövidülnek, a bejövő faxok kényelmesen böngészhetőek, rendszerezhetőek.

Az egyik lehetséges megoldás a GFI Software eddig több mint 100 000 példányban eladott FAXMaker faxszervere, mely Exchange-, Notes- vagy SMTP-alapú email-to-fax, illetve email-to-SMS gatewayként szinte észrevehetetlenül illeszkedik a levelezőszerverbe. Mivel a felhasználók az e-mailkliensükön keresztül használják, így gyakorlatilag nem igényel betanulási időt, ami fontos szempont, ha egy cég IT-területen kívüli dolgozóiról is szó van.

A FAXmaker for Exchange/SMTP-t úgy tervezték, hogy adminisztrációs szükséglete minimális legyen. Ennek érdekében az Active Directoryba integrálódva kiváltja egy külön faxfelhasználói adatbázis szükségét. Mindezek mellett a használatával kapcsolatos felhasználói jogosultságok és beállítások mind megadhatóak a Windows felhasználói és csoportmenedzsment-felületein keresztül.

Az Exchange Server 2000/2003 integrációt a standard SMTP connector segítségével valósítja meg, így telepítése semmilyen Active Directory-séma módosítását nem igényli. Ezáltal a FaxMaker teljesen független a szervizcsomagoktól és verziófrissítésektől. A FAXmakert lehet az Exchange (2000/2003) szerverre is telepíteni, vagy akár külön gépen is üzemeltetni. Mindezek mellett az SMTP/POP3 protokollokon keresztül támogatja a Lotus Notesot is.

A faxszerver képes akár egyszerre több levelezőszerveren lévő felhasználókat is kiszolgálni. Teljes mértékben támogatja a mailszerverek aktív és passzív fürtjeit is, mivel a FAXMakert nem muszáj a levelezőszerverre telepíteni.

Mindezek mellett a FAXmaker fel lett készítve a faxok SQL-szerveren történő központi archiválására is, mely után adott faxok a feladó, a címzett vagy akár dátum szerint is visszakereshetőek. Opcionálisan akár karakterfelismerő modult is vásárolhatunk hozzá, ami különösen a faxok archiválásakor könnyíti meg a visszakereshetőséget.

Üzenet- és SMS-küldés

Egy faxüzenet küldéséhez elég, ha a felhasználó a kész dokumentumot a „GFI FAXmaker nyomtatóra” kinyomtatja, vagy egy új e-mail üzenetet szerkeszt, majd ezt követően az Outlook címjegyzékéből egyszerűen kiválasztja a címzettet, mintha csak egy levelet írna, vagy beírja a faxszámot, végül rákattint a küldés gombra. A küldés sikerességéről visszaigazolást kap a „beérkező üzenetek” mappába.

Ha a felhasználó MS Office, PDF, vagy HTML formátumú fájlokat csatol küldendő faxként, akkor a faxszerver ezeket automatikusan faxolható formátumúvá alakítja. Mindezt akár már a MS Office alkalmazásokból közvetlenül lehetséges.

A NetPrintQueue2FAX nevű segédprogram segítségével faxszámokat ágyazhatunk be különféle dokumentumokba, majd a „faxra” nyomtatva őket a legtöbb alkalmazásból közvetlenül is képesek lehetünk faxolni a faxszám külön megadása nélkül. Ez a tulajdonság különösen már meglévő számlázó és könyvelői alkalmazásoknál praktikus, mert így azok átprogramozása nélkül is képessé tehetőek közvetlen faxolásra.

A Microsoft Word/Office körlevél-szerkesztője segítségével személyes faxüzeneteket is küldhetünk ügyfeleinknek. Ráadásul a címzettek adatai az Office ODBC támogatása miatt bármilyen adatbázisból származhatnak. A közvetlen Office-támogatás miatt ráadásul a kísérőlapok szerkesztése és küldése is egyszerű. A beérkező faxüzeneteket a FAXmaker TIF vagy PDF fájlokká konvertálja, majd ezeket egy csatolmányként elküldi a felhasználó „beérkezett üzenetek” mappájába. Így a felhasználók gyakorlatilag bármilyen operációs rendszer alatt, bármilyen munkaállomáson hozzáférnek faxüzeneteikhez normál vagy webalapú e-mailkliensükön keresztül.

Az SMS gateway segítségével pedig a hálózati felhasználók SMS-t küldhetnek munkaállomásukról egy épp úton lévő kollégájuknak üzlettársuknak, partnerüknek. Így a mobiltelefonok apró gombai helyett a számítógép klaviatúráját használhatják. Az SMS-átjárót felhasználhatjuk adminisztrátori riasztások küldésére is, például kritikus rendszerleállások esetén. Segítségével bármelyik olyan alkalmazás küldhet ilyen automatikus SMS üzenetet, amelyik e-mail üzenet küldésére is képes. Az SMS-ek továbbítása történhet interneten üzemelő SMS-szolgáltatóval, mobiltelefon vagy akár PCMCIA kártya segítségével is.

Több vonal kezelés, címzettválasztás

A GFI FAXmaker a rendkívül robusztus, akár 32 vonalat kezelő faxszerver-méretekig is bővíthető fax- vagy ISDN-kártyák segítségével. Többvonalas igények esetén figyelembe kell venni, hogy míg a Microsoft Windows 2003 Windows 4, addig a Windows 2000 már csak 2, az XP pedig már csak 1 modem használatát támogatja. Ezért bár a FAXmaker akár a legegyszerűbb, Windows alá telepíthető modemek segítségével is működik, mégis érdemes lehet megvizsgálni egy-egy professzionális gyártó ISDN-faxkártyái használatának lehetőségét. Több faxvonal kezelése esetén ugyanis az ISDN-faxkártyák egy vonalra eső költsége már alig haladja meg a valamivel komolyabb külső modemek árát, ráadásul ezek az eszközök sokkal megbízhatóbbak és nagyobb teljesítményűek és tudásúak modemtestvéreiknél.

A GFI ilyen célokra kifejezetten ajánlja az EICON, az AVM és a Brooktrout termékeit. Ha mégis a modemek használatához ragaszkodnánk, célszerű a GFI által bevizsgált Comtrol, Perle vagy a MultiTech – Rockwell/Conexant-alapú termékei közül választani.

Az ISDN-használat esetén a FAXmaker CAPI 2.0-támogatása segítségével tökéletesen integrálódik a már meglévő ISDN környezetbe, nem befolyásolva az internet- vagy RAS-kapcsolatokat, ráadásul mivel az ISDN-vonalak nagyobb sávszélessége miatt a telefonköltségek is kisebbek. A hívások adatai naplózásra kerülnek, ezeket táblázatkezelő segítségével kielemezhetünk.

Ha az ISDN-vonalakhoz MSN (többszörös előfizetői azonosító) vagy DID/DDI (közvetlen bejövő hívás) trönköket rendelünk, akkor a felhasználókhoz úgy tudunk személyes faxszámokat rendelni, hogy fizikailag nincs szükség külön faxvonal bekötésére az adott munkatárs asztalához. Ilyenkor a FAXmaker a szám alapján automatikusan, a küldő fél számára láthatatlanul, a megfelelő címzetthez irányítja az üzenetet a meglévő számítógépes hálózaton keresztül. Ilyen rendszerek kialakítása esetén érdemes viszont tudni, hogy míg az MSN trönkök maximum értéke 10, melyekhez több eszközt is csatlakoztathatunk, addig a DID/DDI vonalak csak egy eszközt kezelnek, de a lehetséges vonalak száma az MSN többszöröse. Meg kell jegyezni még, hogy a vonalak nem szükségszerűen csak a faxszerverhez dedikáltak, tehát más alkalmazások is használhatják. Erre az időre a Faxszerver felfüggeszti az üzenetek továbbítását.

A faxüzenetek címzettjének beazonosítása a faxszerverek egyik legfontosabb feladata. A GFI FAXmaker az összes ismert módszert támogatja. Mindnek megvan az előnye és a hátránya is. Ökölszabályként megállapítható az, hogy a DID a legmegbízhatóbb üzenetirányítási forma, a küldő fél részéről semmilyen külön teendőt nem igényel. Nagyobb méretű felhasználói bázissal rendelkező vállalatok esetén célszerű használni. A DID trönököket a helyi távközlési szolgáltatótól lehet megrendelni.

Az MSN külön befektetést nem igényel, mert a legtöbb ISDN-vonalhoz általában 9 MSN számot adnak, melyeket 9 felhasználóhoz vagy azok csoportjához rendelhetünk hozzá. Használata inkább kisebb cégek esetén javasolt. Ha konkrét faxvonalakat szeretnénk adott csoportokhoz rendelni, inkább cégen belüli osztályok már meglévő faxvonalainak segítségével faxszerverrel történő ellátására érdemes csak használni.

A DTMF üzenetirányítás a hívó fél által a címzett faxszámának tárcsázása után – a fogadó fax kártya/modem által adott síphangot követően – megadandó címzettjelölő kódok általi beazonosítást jelent. E kódokat viszont a hívó félnek előzetesen ismernie kell. Általában egy voice modem és egy PBX terminál kombinációjával valósítják meg, ahol a DID/DTMF konverziót a PBX végzi.

A CSID üzenetirányítás esetén a faxok ritkán változó azonosító kódja által beazonosítható küldő félhez előre hozzá lehet rendelni a kívánt címzett(ek)et, így biztosítva a kézbesítést. A megoldás nem ajánlott, ha egy feladó az adott cég több különböző dolgozójához, vagy osztályához is küld bizalmas, személyes tartalmú faxokat.

Ha egy faxüzenetet automatikusan egyik címzettünkhöz sem tudjuk hozzárendelni, akkor meghatározható egy, az erre a célra kinevezett mailbox, ahonnan egy operátor a fax megtekintése alapján manuálisan tudja továbbíttatni a címzetteknek. A mailbox lehet egy nyilvános mappa is, ahol mindenki hozzáfér.

Természetesen lehetőség van a beérkező faxok hagyományos módon, közvetlenül egy hálózati nyomtatóra történő irányítására is, és a FAXmaker ezen kívül még a küldő fél száma alapján működő spamfiltert is tartalmaz.

A termék teljes értékű próbaverziója letölthető a gyártó honlapjáról. A legkisebb, 10 felhasználós verzió ajánlott végfelhasználói ára 385 euró, míg a legnagyobb, korlátlan felhasználószámú verzió 3399 euró körüli áron szerezhető be.

Seres Gábor