Az APEH honlapján 2005. augusztus 31-én látott napvilágot az az iránymutatás, amely az elektronikus számlákkal összefüggő kérdéseket hivatott megválaszolni. E közlemény egetverő lényegi változásokat nem tartalmaz, de összefoglalja a témában eddig megjelent szabályokat (a 20/2004. (IV. 21.) PM rendeletben és a 2004/9. APEH értesítőben leírtakat).  Jó hír, hogy az adóhivatal végre magyarázatot ad több, eddig homályos  kérdésre (pl. papír alapú és az elektronikus formátum közötti áttérésre), illetve eligazítja a szoftverfejlesztőket hasznos tudnivalókkal.

Az átállást rendezték, de még nincs minden a helyén

A papír alapú és elektronikus számlák közötti áttérés szabályozása okozta eddig a legnagyobb gondot a szakmai egyeztetések során, többek között rendezetlenek voltak a papíros és az elektronikus változat egymáshoz való rendelésének egyértelmű feltételei. Végül az "elektronikus archiválás" címszó alatt különösebb bonyolultság nélkül engedélyezetté vált az összerendelésük.

Lassan minden kérdés a helyére kerül, viszont az elektronikus archiválás szabályozása még mindig képlékeny, mert bár a keretet adó törvény az elektronikus aláíráshoz kapcsolódóan megszületett (2004. évi LV. törvény), az IHM rendelete még mindig csak tervezet a honlap tanúsága szerint. Az APEH mostani közleményéből megtudhatjuk, hogy a számlát a "kiállítása szerinti eredeti formában kell megőrizni", a Számviteli törvény (2000. évi C. törvény) azonban archiválás esetén a papír alapú számlák elektronizálhatóságát is megengedik (ld. Szt. 169. § (6) és Szt. 167. § (5)).

A könyvelésre vonatkozóan az APEH közlemény felhívja a figyelmet arra, hogy az Szt. 167. § (1) pontjában feltüntetett feltételek közül a "könyvelés módját, az érintett könyvviteli számlákra történő hivatkozást, valamint a könyvviteli nyilvántartásokban történt rögzítés igazolásának követelményét" a számla kibocsátója nem tudja teljesíteni, az a befogadó fél feladata, így neki kell ellátni az elektronikus számlákat is a szükséges kiegészítő adatokkal, és ezt akár elektronikus formában is megteheti. A befogadónak a papíralapú számlákhoz hasonlóan lehetősége van a könyvelésre vonatkozó információkat egy csatolt "mellékleten", azaz az eredeti számlához külön csatolva, elektronikus formában szerepeltetni abban az esetben, ha ez a csatolás egyértelmű hozzárendeléssel, elválaszthatatlan módon, az utólagos módosítás lehetőségét kizárva történik. A csatolt "melléklet" csatolásának részletes technikai kérdéseit (azon belül is kiemelten a hitelesség és a felelősség kérdését) a gazdálkodónak kell szabályoznia, a belső működési rendjében.

Győzött az XML!

További újdonság a közleményben, hogy az eddig DTD sémában megadott elektronikus számla felépítését XML (eXtensible Markup Language) alapokon, XML sémaként (XSD) is meghatározták, ezzel megkönnyítették a szoftverfejlesztők dolgát az egységesített formátum használatához. A séma mellett egy kitöltött mintaszámla is látható XML állományként, amely már alkalmas automatizált feldolgozásra, ennek akár még az APEH is hasznát veheti egyszer. Ez a formáció lassan nélkülözhetetlenné válik az adatcseréknél, és különösen a webes alkalmazások egymás közötti automatikus kommunikációjában kap egyre nagyobb szerepet. A számlák XML definícióit a közlemény 3. számú melléklete tartalmazza.

Szabó Áron (BME IK ITSec Csoport)